דלג לתוכן העמוד
פייסבוק

מכרז פומבי מספר 139/18 לתפקיד מזכיר/ה ראשית בבית ספר

לעיריית הוד השרון דרוש/ה מזכיר/ה ראשית בבית ספר

תיאור התפקיד:

ניהול תיקי עובדי בית ספר

  • עדכון מצבת המורים בתוך מערכת בית הספר.
  • איסוף מסמכים רלוונטיים (תעודות השכלה, השתלמויות וכו`) ותיוקם בתיק עובד.
  • דיווח שעות נוכחות והיעדרויות של עובדי בית הספר למינהל בבית הספר ולאחר אישורו לרשות המקומית.
  • עדכון תנאי העסקה ושכר במערכת בית הספר
  • מעקב אחרי ביצוע תקין של השתלמויות העובדים בבית הספר (הפצת המידע בנוגע להשתלמויות, רישום משתתפים בהשתלמויות וכו`).
  • בדיקת התאמה בין נתוני תלושי השכר לנתוני הדיווח, איתור שגיאות והזנת תיקונים למערכת המידע.
  • קיום בירור שכר אל מול הרשות המקומית במקרים של חוסר התאמה בין השכר המגיע לעובד לבין השכר שקיבל בפועל.
  • עדכון והקלדת דיווחי שכר שוטפים לעו"ה במערכת המנב"ס/אופקית ועדכון שיבוצי עו"ה וזכאויות בסביבת מערכת משכית בהתאם להנחיות המנהל .

עדכון ובקרה של מערכת השעות בבית הספר ב"מנב"סנט"

  • מילוי נתונים ועדכון שינויים במערכת השעות.
  • הכנסת שיבוצים של הצוות החינוכי בתוך המערכת ועדכון שינויים בהנחיית מנהל בית הספר.
  • ביצוע מעקב אחר ניצול מכסת שעות מילוי מקום,שעות שהייה ושעות פרטניות של המורים ודיווח למנהל על חריגות.

רישום תלמידים

  • הקלדה ועדכון פרטי התלמידים החדשים במערכת הממוחשבת.
  • שיבוץ תלמידים לכיתות.
  • סיוע להורים בהגשת בקשות שיבוץ.
  • קליטת בקשות לשינוי רישום ועדכונם במערכת.

הכנת תעודות בית הספר

  • בחירת הגלופה לתעודות.
  • מעקב ובקרה אחר הכנת התעודות מול בית הדפוס.
  • פילוח רשימת התלמידים לקבוצות לימוד ומורות.
  • הקלדת הנתונים לתעודות והבאתן לאישור וחתימת מנהל בית הספר.

ניהול מסמכים ודואר בית הספר

  • הקלדת מסמכים, באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, הדפסתם והפצתם.
  • ביצוע הגהה למסמכים.
  • אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
  • צילום, שכפול, כריכה של מסמכים.
  • תיוק מסמכים באופן המבטיח את זמינותם.
  • הנפקת מסמכים ואישורים דוגמת אישורי למידה, רשימת תלמידים וכדומה.
  • קליטה ומיון של דואר (רגיל ואלקטרוני).
  • הכנת ומשלוח דואר עבור בית הספר.

מתן מענה לפניות הקשורות לבית הספר

  • מתן מענה לטלפונים ופניות תלמידים, הורים, לקוחות או גורמים אחרים.
  • טיפול בפניות או ניתובן לגורמים רלוונטיים.
  • בקרה אחר מצב הפניות ועדכון הגורמים הרלוונטיים.

ניהול הפעילות של מנהל בית הספר

  • מיון וניתוב הפניות המגיעות למנהל בית הספר.
  • תיאום פגישות למנהל בית הספר.
  • מתן מענה לגורמים שונים בנוגע לנושאים מקצועיים הקשורים לעבודת מנהל בית הספר.
  • משלוח תזכורות שונות למנהל בית הספר, לגבי פעילויות ופגישות בענייני בית הספר.
  • השתתפות בפעילות קהילתיות של בית הספר וסיוע לתפעולן.
  • השתתפות באירועי בית הספר הנערכים מחוץ לשעות הפעילות שלו בהתאם להנחיות מנהל בית הספר

תפעול פרויקטים מנהלתיים ייחודיים

  • תכנון והכנת התשתיות לפרויקטים מנהלתיים ייחודים המתקיימים בבית הספר כגון: מפעל הזנה או השאלת ספרים.
  • הוצאה לפועל של הפרויקט במישרין או באמצעות הפעלת המורים ובעלי תפקיד רלוונטיים.
  • מעקב ובקרה על יישום הפרויקט.
  • דיווח ביצוע וחריגות למנהל בית הספר ולגורמים רלוונטיים ברשות ובמשרד החינוך.

ביצוע הפעלות המנהלתיות בנוגע לעזרא ראשונה בבית הספר

  • הזמנת עזרה ראשונה במקרה פציעה.
  • קבלת ומסירת אישורים וטפסי שחרור הנוגעים לטיפול רפואי של תלמידי בית הספר.
  • ריכוז ווידוא קיום מסמכי ביטוח בריאותי של התלמידים.

דרישות התפקיד:

12 שנות לימוד- חובה
עברית ברמה גבוהה – חובה
היכרות עם תוכנות האופיס – חובה
 

כישורים אישיים

אמינות ומהימנות אישית, קפדנות ודיוק בביצוע, יכולת ארגון ותכנון, סמכותיות ונשיאה באחריות, מרץ ופעלתנות, יכולת למידה ונכונות ללמידה.

היקף המשרה-100%

דרוג ודרגה: מסלול קידום של "מזכירה ראשית בביה"ס מעל 20 כיתות" 7-10 בדרוג המנהלי- בהתאם לתקנות בשרות הציבורי.

כפיפות – מנהלת אגף חינוך

ההעסקה מותנית בעמידה בנוהל איסור ניגוד עניינים
 

מסמכים שיש לצרף לבקשה:

תמונת פספורט
קורות חיים 
תעודות המעידות על השכלה וניסיון נדרשים. 
המלצות
צילום מתעודת זהות

מועמד העומד בתנאי המשרה והמעוניין בהגשת הצעה למשרה הנ"ל יגיש את הצעתו במעטפה סגורה ויפקידה בתיבת המכרזים באגף משאבי אנוש, יהושע בן גמלא 28, קומה שנייה עד ליום א` 23/12/18 בשעה 13:00 (משרדי העירייה סגורים ביום שישי)
מודגש בזאת כי העירייה שומרת על זכותה לבצע מיון מוקדם של ההצעות למשרה וכן הערכת המועמדים ע"י גורם מקצועי . 

המשרה מיועדת לנשים וגברים כאחד. 

על החתום,

רינת סער פנקס
מנהלת אגף משאבי אנוש